হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম

হোয়াটসঅ্যাপের  ১৫টি সেরা টিপস জানুনহোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম জেনে নিন, যাতে নতুন কাস্টমার মেসেজ দিলেই আপনার পক্ষ থেকে সুন্দরভাবে স্বাগত জানানো যায়। ভাবুন তো, আপনি ব্যস্ত, ফোন ধরার সময় নেই-তবুও তবুও নতুন কাস্টমার সঙ্গে সঙ্গে ভদ্র রিপ্লাই পেল!

এই ছোট্ট সেটআপ আপনার ব্যবসার প্রথম ইমপ্রেশনটাই বদলে দিতে পারে। সঠিক গ্রিটিং মেসেজ কাস্টমারের মনে আস্থা তৈরি করে, আর কথায় আছে, প্রথম দেখাতেই অনেক কিছু নির্ধারিত হয়ে যায়। তাই আজই হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস-এ অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেট করুন।

• হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম
• হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসে গ্রিটিং মেসেজ অপশন কোথায় পাবেন
• অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ চালু করার সহজ নিয়ম
• নিজের মতো করে গ্রিটিং মেসেজ লেখার কৌশল
• নতুন কাস্টমারের জন্য সুন্দর স্বাগত বার্তা তৈরি
• গ্রিটিং মেসেজ কখন এবং কাদের কাছে যাবে
• হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অটোমেটিক রিপ্লাই ঠিকভাবে সেট করা
• ব্যবসার ধরন অনুযায়ী গ্রিটিং মেসেজের উদাহরণ
• গ্রিটিং মেসেজ কাজ না করলে যে বিষয়গুলো দেখবেন
• শেষ কথাঃ লেখকের মন্তব্য

দেখুন, হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম আসলে কোনো কঠিন কাজ না, বরং আপনার ব্যবসার জন্য সোনার খনি। যখন আপনি সবসময় অনলাইনে থাকতে পারেন না বা ব্যস্ত থাকেন, তখন এই ফিচারটা আপনার ব্র্যান্ডকে প্রফেশনাল রাখে। চলুন স্টেপ বাই স্টেপ দেখে নিন কিভাবে এই অপশন সেটআপ করবেন।

প্রথমে আপনার ফোনে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ খুলুন। উপরের ডানদিকে ৩ ডট এ ক্লিক করুন।

৩ ডট এ ক্লিক করার পর নিচের মত একটা ছোট পপ আপ উইন্ডো আসবে সেখানে "Business Tools" এ ক্লিক করুন।

এরপর "Business Tools" অপশনের ভিতর প্রবেশ করে "Massaging" অপশন থেকে "Gretting Message" এ ক্লিক করুন।

এরপর নিচের মত "Send Greeting message" অপশনটি চালু করে দিবেন।

এরপর "Message" এ আপনার গ্রিটিং মেসেজটি লিখে দিবেন এবং "Recipients" অপশন "Send to everyone" করে দিবেন।

সবকিছু লিখে সেভ করে বেরিয়ে আসার পর কাস্টমার আপনাকে মেসেজ দিলে হোয়াটসঅ্যাপ থেকে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ নিচের ইমেজের মত দেখাবে।

এই মেসেজটা আপনার নতুন কাস্টমাররা দেখবে যখন তারা প্রথমবার আপনাকে কল বা মেসেজ করবে। এতে আপনার ব্যবসা আরও বিশ্বাসযোগ্য এবং পেশাদার মনে হবে এবং আপনার গ্রিটিং মেসেজ সবার কাছে পৌঁছাতে শুরু করবে।

আপনি যখন হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসে গ্রিটিং মেসেজ অপশন কোথায় পাবেন এটা জানতে চান, তখন জেনে রাখুন এটা আসলে একেবারেই সহজ একটা প্রক্রিয়া। প্রথমে আপনার মোবাইল ফোনে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ খুলুন এবং স্ক্রিনের একেবারে নিচে আপনি চারটি ট্যাব দেখবেন-Chats, Calls, Status এবং Settings। সেই Settings ট্যাবে ক্লিক করুন, যেখানে একটি গিয়ারের মতো আইকন থাকবে। এখন আপনি একটি মেনু দেখবেন যেখানে আপনার প্রোফাইল, নোটিফিকেশন, প্রাইভেসি সবকিছু আছে। কিন্তু আপনার যে অপশনটা প্রয়োজন সেটা হলো "Business tools" বা "ব্যবসায়িক সরঞ্জাম"। এটা খুঁজে পেতে Settings মেনুতে একটু স্ক্রোল করলেই পাবেন, সাধারণত এটা মাঝামাঝি জায়গায় থাকে এবং একটা ব্রিফকেসের মতো আইকন থাকতে পারে। 

সেখানে ট্যাপ করলেই আপনি "Greeting message", "Quick replies", "Away message" এর মতো সব অপশন পাবেন। এখন "Greeting message" এ ক্লিক করুন এবং আপনার পছন্দের বার্তা লিখুন, যেমন "আমাদের সেবায় স্বাগতম, আমরা শীঘ্রই আপনার সাথে যোগাযোগ করব" অথবা "আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে আমরা প্রস্তুত, একটু সময় দিন"। এই মেসেজটা তৈরি করার পর "Save" বা "সংরক্ষণ" বাটনে ক্লিক করুন এবং তারপর একটি টগল অপশন অন করুন যাতে এই মেসেজটা সক্রিয় হয়ে যায়। একবার অন করলেই আপনার নতুন প্রতিটি কাস্টমার যারা আপনাকে প্রথমবার মেসেজ করবে, তারা এই গ্রিটিং মেসেজ দেখতে পাবে এবং মনে করবে আপনি একজন যত্নশীল এবং সংগঠিত ব্যবসায়ী।

অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ চালু করার সহজ নিয়ম আসলে মিনিটখানেক সময়েই শেষ করে ফেলতে পারবেন আপনি। প্রথমে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ খুলুন এবং Settings এ গিয়ে "Business tools" সেকশনে ঢুকুন, তারপর "Greeting message" এ ট্যাপ করুন। এখানে আপনি একটি টেক্সট বক্স দেখবেন যেখানে আপনার স্বাগত বার্তা লিখতে পারবেন-কিছু লেখেন যাতে আপনার কাস্টমাররা বুঝতে পারে আপনি তাদের গুরুত্ব দেন। যেমন "হ্যালো, আমাদের ব্যবসায় আপনাকে স্বাগতম! আপনার যেকোনো প্রশ্নের জন্য আমরা সর্বদা প্রস্তুত আছি।" এরকম কিছু লিখুন যা আপনার ব্যবসার সাথে মিলে।

এখন আপনি "Save" বা "সংরক্ষণ" বাটনে ট্যাপ করুন এবং একটি টগেল সুইচ অন করুন যা বলবে এই মেসেজটা সক্রিয় করতে হবে। ব্যাস, এতটুকুই! এখন থেকে প্রতিটি নতুন গ্রাহক যখন আপনাকে প্রথম মেসেজ করবে, তারা তাৎক্ষণিকভাবে আপনার এই সুন্দর স্বাগত বার্তা দেখবে এবং বুঝবে যে আপনি একজন দায়িত্বশীল ব্যবসায়ী। এর চেয়ে সহজ আর কোনো উপায় নেই আপনার ব্যবসাকে পেশাদার দেখাতে।

নিজের মতো করে গ্রিটিং মেসেজ লেখার কৌশল আসলে খুবই সহজ এবং মজার একটা কাজ, শুধু আপনার মন থেকে কথা বলতে হবে। প্রথম কথা হলো আপনার বার্তা অবশ্যই ছোট এবং মিষ্টি রাখুন, কারণ কেউ দীর্ঘ লেখা পড়ার জন্য অপেক্ষা করে না-মাত্র দুই তিন লাইনই যথেষ্ট। দ্বিতীয়ত, আপনার ব্যবসা এবং আপনার ব্যক্তিত্ব অনুযায়ী ভাষা বেছে নিন, যেমন আপনি যদি একজন ফ্যাশন ডিজাইনার হন তাহলে হালকা, আধুনিক ভাষা ব্যবহার করুন, কিন্তু আপনি যদি একজন সিরিয়াস বিজনেস ম্যান হন তাহলে একটু ফর্মাল থাকুন। তৃতীয়ত, সবসময় আপনার কাস্টমারদের মূল্য দেওয়ার কথা বলুন, যেমন "আমাদের কাছে আপনার সময় এবং বিশ্বাস অমূল্য" বা "আপনার সন্তুষ্টি আমাদের লক্ষ্য"।

চতুর্থত, ইমোজি ব্যবহার করতে ভুলবেন না কারণ এটা আপনার মেসেজকে আরও বন্ধুত্বপূর্ণ এবং মানবিক করে তোলে। সবশেষে, আপনার মেসেজ লেখার পর একবার নিজেই পড়ে দেখুন এবং চিন্তা করুন যে আপনি কি এই মেসেজ দেখে খুশি হতেন? যদি হ্যাঁ বলেন, তাহলে আপনি সঠিক পথে আছেন এবং এটা চালু করতে পারেন।

নতুন কাস্টমারের জন্য সুন্দর স্বাগত বার্তা তৈরি করা আসলে আপনার ব্যবসার প্রথম ছাপ ফেলার সুযোগ। যখন কোনো নতুন মানুষ আপনাকে মেসেজ করে, তখন তারা জানে না আপনি আসলে কেমন, তাই আপনার প্রথম বার্তাটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। এই মেসেজে আপনি তাদের জানাতে পারেন যে আপনি কী করেন, আপনার সেবা কী রকম, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ-তারা আপনার কাছে কতটা মূল্যবান। আপনার স্বাগত বার্তা হতে পারে এমন-"আপনাকে আমাদের ব্যবসায় স্বাগতম! আমরা আপনাকে সর্বোত্তম সেবা দিতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা সমস্যার জন্য আমরা সবসময় এখানে আছি।" এই ধরনের মেসেজ সাধারণ কিন্তু কার্যকর, কারণ এটা দেখায় আপনি যত্নশীল এবং পেশাদার।

আরেকটা কৌশল হলো আপনার বার্তায় একটা ছোট ব্যক্তিগত ছোঁয়া যোগ করা। যেমন আপনি লিখতে পারেন-"হ্যালো, আমাদের সাথে থাকার জন্য ধন্যবাদ! আমি আপনার স্বপ্ন পূরণে সাহায্য করতে উন্মুখ। আপনি কী চান জানান, আমরা সেটা সাজিয়ে দেব।" এতে গ্রাহকরা অনুভব করে যে তারা শুধু একটা নম্বর নয়, তারা গুরুত্বপূর্ণ। হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম অনুসরণ করে আপনি এই সুন্দর বার্তা সরাসরি আপনার গ্রিটিং সেকশনে যোগ করে দিতে পারেন এবং তারপর থেকে প্রতিটি নতুন কাস্টমার এটা দেখবে। শেষ পর্যন্ত মনে রাখবেন, একটা ভালো স্বাগত বার্তা দীর্ঘস্থায়ী সম্পর্ক তৈরি করে এবং আপনার ব্যবসাকে এগিয়ে নিয়ে যায়।

গ্রিটিং মেসেজ কখন এবং কাদের কাছে যাবে এটা বোঝা আপনার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সহজ কথায় বলতে গেলে, আপনার এই স্বাগত বার্তা শুধুমাত্র নতুন কাস্টমারদের কাছেই যায়, যারা আপনাকে এর আগে কখনো মেসেজ করেননি। যখন তারা প্রথমবার আপনাকে হোয়াটসঅ্যাপে কল করবে অথবা মেসেজ পাঠাবে, সেই মুহূর্তেই তারা আপনার গ্রিটিং মেসেজ পাবে-কোনো দেরি হবে না, একদম তাৎক্ষণিক। এটা মানে হলো যদি আজ কোনো নতুন গ্রাহক আপনার নম্বরে মেসেজ করে, তারা সেই সেকেন্ডেই আপনার সুন্দর স্বাগত বার্তাটা দেখতে পাবে এবং বুঝবে যে আপনি একজন প্রতিক্রিয়াশীল ব্যবসায়ী।

কিন্তু যারা আগে থেকেই আপনার সাথে যোগাযোগ করছে, তাদের কাছে এটা আর যাবে না কারণ তারা ইতিমধ্যে পরিচিত গ্রাহক। হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম মেনে চলে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে শুধু নতুনরাই এই মেসেজ পাবে, যা আপনার ব্র্যান্ডের প্রথম ভাবমূর্তি সঠিক রাখে এবং কাস্টমার এক্সপেরিয়েন্স উন্নত করে।

হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অটোমেটিক রিপ্লাই ঠিকভাবে সেট করা আপনার ব্যবসার জন্য একটা গেম চেঞ্জার হতে পারে। দেখুন, যখন আপনি অফলাইনে থাকেন বা ব্যস্ত থাকেন, তখন গ্রাহকরা ভাবে যে আপনি তাদের উপেক্ষা করছেন, কিন্তু অটোমেটিক রিপ্লাই এই সমস্যা সমাধান করে দেয়। প্রথমে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসে Settings এ যান এবং "Business tools" খুলুন। সেখানে "Away message" অপশনটা পাবেন, যেখানে আপনি এমন কোনো মেসেজ লিখতে পারেন যেমন "আমরা এখন উপলব্ধ নই, কিন্তু আপনার মেসেজ পড়ব এবং শীঘ্রই উত্তর দেব।" এটা সেট করলে প্রতিটি কাস্টমার যখন আপনাকে মেসেজ করবে, তারা তাৎক্ষণিক এই রিপ্লাই পাবে।

দ্বিতীয় ধাপ হলো "Quick replies" ব্যবহার করা, যা আরও বেশি শক্তিশালী। এখানে আপনি আগে থেকেই কিছু কমন প্রশ্নের উত্তর তৈরি করে রাখতে পারেন। যেমন "আপনার পণ্যের দাম কত?" এর জবাব আগে থেকেই লিখে রাখুন, তারপর যখন কোনো কাস্টমার এটা জিজ্ঞাসা করবে, আপনি এক ক্লিকেই জবাব পাঠাতে পারবেন। তৃতীয় গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হলো আপনার রিপ্লাই মেসেজগুলো খুব লম্বা না করা। ছোট, সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার মেসেজ দিন যাতে মানুষ সহজেই বুঝতে পারে। যেমন "আসালামু আলাইকুম, আমরা সাধারণত ২-৩ ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দিই" এটা বেশি কার্যকর। চতুর্থ বিষয়টা হলো আপনার রিপ্লাই ম্যাসেজ সবসময় পেশাদার কিন্তু বন্ধুত্বপূর্ণ রাখা। 

মানুষ কঠোর বা রুক্ষ টোন পছন্দ করে না, তাই আপনার মেসেজে সামান্য উষ্ণতা রাখুন। পঞ্চম কৌশল হলো নিয়মিত আপনার রিপ্লাই আপডেট করা। যদি আপনি দেখেন যে মানুষ একই ধরনের প্রশ্ন বারবার জিজ্ঞাসা করছে, তাহলে সেই প্রশ্নের উত্তর Quick replies এ যোগ করে দিন। ষষ্ঠ এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কথা হলো, হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম অনুযায়ী আপনি এই সব কিছু করার সাথে গ্রিটিং মেসেজও সেট করুন, যাতে নতুন এবং পুরাতন সব কাস্টমার মনে করে আপনি সবসময় পাশে আছেন। এর ফলে আপনার ব্যবসা আরও বেশি পেশাদার এবং বিশ্বাসযোগ্য মনে হবে।

ব্যবসার ধরন অনুযায়ী গ্রিটিং মেসেজের উদাহরণ জানা আপনার কাজকে অনেক সহজ করে দেবে। দেখুন, প্রতিটি ব্যবসার নিজস্ব পরিচয় আছে, তাই আপনার মেসেজও সেই অনুযায়ী হওয়া উচিত। যেমন আপনি যদি একটি বিউটি সেলুন চালান, তাহলে আপনি লিখতে পারেন-"স্বাগতম আমাদের বিউটি হেভেনে! আপনার সৌন্দর্য বৃদ্ধি করতে আমরা প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।" আর যদি আপনি একটি ই-কমার্স ব্যবসা করেন, তাহলে হতে পারে-"আপনার পছন্দের পণ্য খুঁজে পেতে আমরা এখানে আছি, আপনার অর্ডার দিন এবং দ্রুত ডেলিভারি পান।" একটি রেস্তোরাঁ ব্যবসার জন্য আপনি বলতে পারেন-"আমাদের সুস্বাদু খাবারের স্বাদ নিতে আসুন, এখানে প্রতিটি খাবার ভালোবাসা দিয়ে তৈরি।" 

আর একজন ফ্রিল্যান্সার ডিজাইনার হলে লিখুন-"আপনার ক্রিয়েটিভ আইডিয়া বাস্তবায়নের জন্য আমি এখানে আছি, আসুন একসাথে কিছু অসাধারণ তৈরি করি।" এই সব উদাহরণ যদি আপনি দেখেন, তাহলে বুঝবেন প্রতিটি মেসেজ তার নিজস্ব ব্যবসার সাথে মানানসই। তবে মনে রাখবেন, হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেটআপ নিয়ম অনুসরণ করার সময় আপনার ব্র্যান্ড ভয়েস বজায় রাখুন। আপনার মেসেজে সবসময় কাস্টমার কেয়ারের ভাব থাকা উচিত, আপনি যাই বিক্রি করুন না কেন-সেটা পণ্য হোক বা সেবা।

প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো চেক করুন যে আপনি সেটিংস থেকে গ্রিটিং মেসেজটা "Enable" বা "চালু" করেছেন কিনা। অনেকে মেসেজ লিখে "Save" করে দেয় কিন্তু টগেল সুইচটা অন করতে ভুলে যায়, আর তখন মেসেজটা কাজ করে না। দ্বিতীয়ত, নিশ্চিত করুন আপনার ইন্টারনেট সংযোগ ঠিকভাবে কাজ করছে কিনা, কারণ কখনো কখনো দুর্বল নেটওয়ার্কের কারণেও এই ফিচার সঠিকভাবে কাজ করে না। তৃতীয় সমস্যা হতে পারে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাপটা পুরাতন ভার্সনে রয়েছে। সাধারণত নতুন ফিচার কাজ করতে হলে আপনার অ্যাপ আপডেট করা প্রয়োজন, তাই গুগল প্লে স্টোর বা অ্যাপ স্টোরে গিয়ে চেক করুন আপডেট আছে কিনা। 

চতুর্থ বিষয়টা হলো আপনার মেসেজ হয়তো খুব লম্বা হতে পারে, যার কারণে সিস্টেম সেটা প্রসেস করতে পারছে না, তাই একবার মেসেজটা সংক্ষিপ্ত করে দেখুন। পঞ্চম কারণ হতে পারে আপনার ফোন স্টোরেজ পূর্ণ হয়ে গেছে বা RAM কম আছে। এই অবস্থায় অ্যাপটা ঠিকমতো কাজ করে না, তাই কিছু ফাইল ডিলিট করে জায়গা করে নিন। ষষ্ঠ বিষয়টা হলো আপনার নম্বরটা যদি বিজনেস অ্যাকাউন্ট হিসেবে সঠিকভাবে ভেরিফাই না হয়ে থাকে, তাহলেও সমস্যা হতে পারে।

আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংস দেখুন এবং নিশ্চিত করুন সবকিছু সঠিক আছে। সপ্তম এবং চূড়ান্ত পরামর্শ হলো যদি এই সব কিছু চেক করার পরও সমস্যা থাকে, তাহলে একবার অ্যাপটা আনইনস্টল করে আবার ইনস্টল করে দেখুন বা হোয়াটসঅ্যাপ সাপোর্টে যোগাযোগ করুন।

দেখুন, হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপটা শুধুমাত্র একটি টুল নয়, এটা আসলে আপনার কাস্টমারদের সাথে সম্পর্ক তৈরির একটা মাধ্যম। অটোমেটিক গ্রিটিং মেসেজ সেট করা মানে আপনি বলছেন-"আমি আছি, আমি শুনছি, আমি যত্ন করি।" এটা শুধু একটা টেকনিক্যাল ফিচার না, এটা আপনার ব্র্যান্ডের ভাষা। আমি বলতে চাই, যারা এই সিস্টেম সঠিকভাবে ব্যবহার করে তারা সবসময় এগিয়ে থাকে। কারণ প্রথম ইমপ্রেশন অনেক কিছু বলে দেয়। আপনার একটি সুন্দর, হৃদয়স্পর্শী গ্রিটিং মেসেজ নতুন গ্রাহককে বিশ্বাস করতে সাহায্য করে এবং তার মনে ভালো ছাপ ফেলে। 

শেষপর্যন্ত, ব্যবসা তো সবসময় মানুষের সাথে করতে হয়, এবং মানুষ ভালোবাসে যখন কেউ তাদের মূল্য দেয়। আপনার গ্রিটিং মেসেজ সেই মূল্যের প্রথম বার্তা। তাই আজই শুরু করুন, আপনার নিজের ভাষায় একটা সুন্দর স্বাগত বার্তা তৈরি করুন এবং দেখুন আপনার ব্যবসা কীভাবে এগিয়ে যায়। 260416