বিজনেস ইমেইল খোলার সম্পূর্ণ নিয়ম স্ক্রিনশট সহ

বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম অনেক গুলো থাকলেও বর্তমান সময়ে সব চেয়ে সহজ যে মেথড সেটি হচ্ছে গুগল ওয়ার্কস্পেসের মাধ্যমে বিজনেস ইমেইল তৈরি করা। এই মেথডে সহ চেয়ে সুবিধা যে বিষয় সেটি হচ্ছে এর মাধ্যমে এক টাকাও খরচ করতে হয় না। সম্পূর্ন ফ্রিতে একটি বিজনেস ইমেইল খোলার জন্য প্রথমে যেকোন একটি ব্রাউজার ওপেন করে সেখানে google workspace লিখে সার্চ করতে হবে।  সার্চ করার পর আপনার সামনে উপরে দেখানো ছবির মত একটি ওয়েবসাইট আসবে। এবার আপনাকে গুগলের তৈরি গুগল ওয়ার্কস্পেসের অফিসিয়াল ওয়েবসাইটে প্রবেশ করতে হবে। তবে একটি বিষয় লক্ষ্য রাখতে হবে সেটি হচ্ছে গুগলের অফিসিয়াল ওয়েবসাইটে প্রবেশ করতে হবে। এখানে আমার ক্ষেত্রে এই ওয়েবসাইট প্রথমে আছে কিন্তু আপনার ক্ষেত্রে প্রথমে নাও থাকতে পারে। তাই অফিসিয়াল ওয়েবসাইটটি কোথায় আছে সেটি খুঁজে বের করে সেখানে প্রবেশ করতে হবে।  গুগল ওয়র্কস্পেসের অফিসিয়াল ওয়েবসাইটে প্রবেশ করার পর আপনি নতুন একটি ড্যাশবোর্ড দেখতে পারবেন। এই ড্যাশবোর্ডে অনেক গুলো অপশন থাকলেও আপনাকে উপরের ছবিতে দেখানোর মত Get Started এই অপশনে ক্লিক করতে হবে। এই অপশনটি উক্ত ড্যাশবোর্ডে দুই জায়গায় থাকে। তাই যেকোন এক জায়গায় ক্লিক করলেই হবে।  এরপর আপনার সামনে উপরে ছবিতে দেখানোর মত করে একটি অপশন আসবে। এখান থেকে আপনাকে আপনার একটি বিজনেস নাম দিতে হবে। বিজনেস নাম হিসেবে আপনি আপনার নামও দিতে পারেন অথবা আপনার যদি বিজনেস থেকে থাকে তার নামও দিতে পারেন। এরপর যে অপশনটি আসবে সেটি হচ্ছে আপনার এই বিজনেসে কত জন কাজ করে। আমারা যেহেতু নিজের জন্য কাজ করবো তাই প্রথম অপশনটি বেছে নিবো। এরপর নেক্সট অপশন ক্লিক করতে হবে। এরপর আপনার সামনে আরোও একটি ড্যাশবোর্ড চলে আসবে। এখান থেকে আপনাকে আপনার নামের প্রথম অংশ এবং নামের শেষের অংশ দিতে হবে। এরপর আপনাকে আপনার বর্তমান সময়ে ব্যবহৃত একটি ইমেইল অ্যাড্রেস দিতে হবে। তবে এখানে অ্যাক্টিভ এবং আসল ইমেইল অ্যাড্রেস দিতে হবে। তার কারণ হচ্ছে ভেরিভিকেশন কোড অথবা ভবিষ্যতে আপনার বিজনেস ইমেইল হ্যাক হলে এই ইমেইল দিতে রিকোভার করতে পারবেন।  এরপর আপনার সামনে উপরে দেখানো ছবির মত নতুন আরেকটি অপশন আসবে। এখানে মূলত দুইটি অপশন আসবে। প্রথম অপশনের কাজ হচ্ছে এখানে আপনি নিজের ইচ্ছেমত ডোমেইন বা আপনার ইমেইলের নাম নিতে পারবেন। তবে এক্ষেত্রে আপনাকে টাকা দিয়ে সেটি কিনতে হবে। আর দ্বিতীয় অপশনে আপনি যে ইমেইল ব্যবহার করছেন সেই ইমেইলের মত করেই বিজনেস ইমেইল খুলতে পারবেন। এক্ষেত্রে কোন টাকা লাগবে না। আমরা যেহেতু ফ্রিতেই খুলবো তাই দ্বিতীয় অপশনটিতে ক্লিক করে Continue this method এই অপশনে ক্লিক করবো।  এরপর আপনার সামনে একটি গুরুত্বপূর্ন ধাপ চলে আসবে। এই ধাপে আপনাকে আপনার ইমেইলের ডোমেইন নাম সিলেক্ট করতে হবে। অর্থাৎ আপনার ইমেইলের নাম নির্বাচন করতে হবে। উদাহরণ স্বরূপ example.gmail.com এই রকম করে আপনার পছন্দ মত নাম সিলেক্ট করতে হবে। তবে আপনি যে নামটি নির্বাচন করেছেন সেটি কেউ আগেই ব্যবহার করে থাকে তাহলে আপনি সেটি আর ব্যবহার করতে পারবেন না। তাই একটু সম্পূর্ন নতুন এবং ইউনিক নাম নির্বাচন করতে হবে।  আপনার নির্বাচন করা ডোমাইন যদি ফাঁকা থাকে তাহলে তাহলে আপনার সামনে এইরকম নতুন আরেকটি ড্যাশবোর্ড চলে আসবে। এরপর এখান থেকে আপনাকে একটি ইউজার নাম ও একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড দিতে হবে। ইউজার নাম ও পাসওয়ার্ড দেওয়ার পর Agree and Continue এই অপশনে ক্লিক করতে হবে। এই অপশনটিতে ক্লিক করলেই আপনার ব্র্যান্ড নিউ বিজনেস ইমেইল খোলার কাজ শেষ হয়ে যাবে। এখন আপনি আপনার ব্রান্ডিং এর সকল কাজে এই ইমেইল ব্যবহার করতে পারবেন। 

ডোমেইন ও হোস্টিং দিয়ে cPanel বিজনেস ইমেইল তৈরি করার জন্য আপনাকে প্রথমে ডোমেইন ও হোস্টিং ক্রয় করতে হবে। বর্তমান সময়ে ডোমেইন ও হোস্টিং ক্রয় করার অনেক প্লাটফোর্ম রয়েছে। তাদের মধ্যে অন্যতম হলো Namecheap, Hostinger, GoDaddy, Bluehost ইত্যাদি। এই সাইট গুলো থেকে ডোমেইন ও হোস্টিং ক্রয় করলে প্রিমিয়াম কোয়ালিটির সাপোর্ট পাবেন। তবে এই সাইট গুলো আর্ন্তজাতীক সাইট হওয়ার কারণে এখান থেকে ডোমেইন ও হোস্টিং ক্রয় করতে হলে ডুয়াল কারেন্সির পেমেন্ট মেথড প্রয়োজন হবে। আর আপনার যদি ডুয়াল কারেন্সির পেমেন্ট মেথড না থাকে তাহলে বাংলাদেশি বিভিন্ন সাইট যেমন DianaHost, ExonHost ইত্যাদি থেকে বিকাশ অথবা নগদ দিয়ে ডোমেইন ও হোস্টিং ক্রয় করতে পারেন। 

ডোমেইন ও হোস্টিং কেনার পর আপনাকে ইমেইলে একটি cPanel লগইন তথ্য পাঠানো হবে। সাধারণত লিংক এই লিংকটি https://yourdomain.com/cpanel এই ধরনের হয়ে থাকে। এখানে আপনাকে ইউজার নাম ও একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করে নিতে হবে। লগইন করার পর ইমেইল সেকশনে প্রবেশ করতে হবে। এরপর এখান থেকে Create Account এই অপশনের উপর ক্লিক করতে হবে। এরপর আপনি ইমেইল এর কোন এক্সটেনশন ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করতে হবে। অর্থাৎ info, support, sales ইত্যাদি। সব কিছু বাছাই করা হয়ে গেলে নেক্সট অপশনে ক্লিক করলেই আপনার একটি বিজনেস ইমেইল খোলার কাজ শেষ হয়ে যাবে। এখন আপনি এই ইমেইল ব্যবহার করে সকল ধরনের কাজ গুলো করতে পারবেন। 

ডোমেইন ও হোস্টিং দিয়ে বিজনেস ইমেইল তৈরি করার পর আপনি সেই ইমেইলটি সহজেই Webmail অথবা Gmail এর মাধ্যমে ব্যবহার করতে পারবেন। এতে করে আপনি যেকোনো জায়গা থেকে আপনার ইমেইল পরিচালনা করতে পারবেন এবং প্রোফেশনাল কমিউনিকেশন বজায় রাখতে পারবেন। নিচে কিভাবে Webmail ও Gmail দিয়ে বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করতে হয় তা ধাপে ধাপে আলোচনা করা হলোঃ 

• প্রথমে Webmail লগইন পেইজে যেতে হবে।
• এরপর ইমেইল ইউজারনেম ও পাসওয়ার্ড দিতে হবে।
• এরপর ইমেইল ক্লায়েন্ট নির্বাচন করতে হবে।
• এখন আপনি ইনবক্স থেকে ইমেইল ব্যবহার করতে পারবেন।
• একই ভাবে জিমেইল লগইন করতে হবে।
• এরপর Accounts and Import ট্যাবে প্রবেশ করতে হবে।
• এরপর POP3 সকল সেটিংস সেটআপ দিয়ে নিতে হবে।
• এরপর SMTP দিয়ে ইমেইল পাঠানোর সেটিং করে নিতে হবে।
• তারপর একটি ভেরিফিকেশন সম্পন্ন করতে হবে।

বিজনেস ইমেইল ব্যবহারের অনেক সুবিধা রয়েছে। একটি বিজনেস ইমেইল ব্যবহারের ফলে একটি প্রতিষ্ঠানের পেশাদারিত্ব, বিশ্বাসযোগ্যতা ও কার্যকারিতা বৃদ্ধি করে থাকে। সহজ ভাষায় বলতে গেলে আপনার যদি একটি ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান থেকে থাকে। আর আপনি যদি আপনার সার্ভিস গুলো অনলাইন ভিত্তিক করতে চান। তাহলে সাধারণ যে ইমেইল গুলো রয়েছে তার পরিবর্তে যদি বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করেন তাহলে আপনার প্রতিযোগীদের তুলনায় আপনার দ্রুত ভালো ফলাফল পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকবে। এখন আমরা বিজনেস ইমেইল ব্যবহারের কিছু সুবিধা সম্পর্কে জানার চেষ্টা করবো।

• বিজনেস ইমেইল ক্লায়েন্ট বা কাস্টমারের কাছে প্রতিষ্ঠানের প্রতি আস্থা ও বিশ্বাসযোগ্যতা বৃদ্ধি করে।
• বিজনেস ইমেইলের মাধ্যমে ব্র্যান্ড নাম প্রতিটি মেইলে প্রদর্শন করতে পারেন যা ধীরে ধীরে ব্র্যান্ডের উপস্থিতি প্রতিষ্ঠা করে।
• ব্যক্তিগত ইমেইলের তুলনায় বিজনেস ইমেইলে ডেটা নিয়ন্ত্রণ ও সুরক্ষা বেশি থাকে।
• একই ডোমেইনের অধীনে বিভিন্ন সেকশন অনুযায়ী আলাদা আলাদা ইমেইল একাউন্ট খোলার সুবিধা থাকে।
• বিজনেস ইমেইল সার্ভার সাধারণত উন্নত স্প্যাম ফিল্টারিং সুবিধা দিয়ে থাকে ফলে স্প্যাম মেইল থেকে প্রোটেকশন দেয়। 
• বিজনেস ইমেইল Webmail, Outlook, Gmail, মোবাইল অ্যাপ ইত্যাদির মাধ্যমে যেকোনো স্থান থেকে ব্যবহার করা যায়।
• বিজনেস ইমেইলের সাহায্যে অটো রেসপন্সার, ফরওয়ার্ডিং, বা অন্য ইমেইলে ডাইভারশন সেট করা সম্ভব ইত্যাদি। 

সাধারণত পারসোনাল ইমেইল ও বিজনেস ইমেইলের মধ্যে অনেক পার্থক্য বিদ্যমান। কারণ মানুষ সাধারণত পারসোনাল ইমেইল দিয়ে ব্যাক্তিগত নানান কাজে ব্যবহার করলেও বিজনেস ইমেইল দিয়ে ব্যবসায়িক নানান কাজে ব্যবহার করা হয়। এছাড়াও পারসোনাল ইমেইল ও বিজনেস ইমেইলের মধ্যে অনেক পার্থক্য আছে। তাই নিচে পারসোনাল ইমেইল ও বিজনেস ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য তুলে ধরা হলো। 

বিষয়	পারসোনাল ইমেইল	বিজনেস ইমেইল
ব্যবহার	ব্যক্তিগত যোগাযোগ, সোশ্যাল মিডিয়া, রেজিস্ট্রেশন	ব্যবসায়িক যোগাযোগ, ক্লায়েন্ট ম্যানেজমেন্ট, ব্র্যান্ডিং
ইমেইল ঠিকানা	example@gmail.com	কাস্টম ডোমেইন
মালিকানা	ব্যক্তি মালিকানাধীন	প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন
নিরাপত্তা ও নিয়ন্ত্রণ	সীমিত নিয়ন্ত্রণ	উন্নত নিরাপত্তা ও নিয়ন্ত্রণ সুবিধা
ব্র্যান্ডিং	ব্র্যান্ড রূপে প্রকাশ পায় না	পেশাদার ও ব্র্যান্ড ইমেজ তুলে ধরে
অ্যাক্সেস	এক জন ব্যক্তি ব্যবহার করে	একাধিক কর্মী ব্যবহারের সুযোগ থাকে
প্রোফেশনাল ইমপ্রেশন	তুলনামূলকভাবে কম	পেশাদারিত্ব প্রকাশ করে
টুলস ইন্টিগ্রেশন	সাধারণভাবে সীমিত	অনেক গুলো টুলস ইন্টিগ্রেশন থাকে

বিজনেস ইমেইল খোলার মূল উদ্দেশ্য মূলত হয় ব্র্যান্ড বা যেকোন ব্যবসাকে প্রফেশনাল মান করার জন্য। তাই বিজনেস ইমেইলের জন্য ভালো ইউজারনেম বাছাই করা অনেক গুরুত্বপূর্ন একটি কাজ। বিজনেস ইমেইলের জন্য ইউজার নাম বাছাই করা সব চেয়ে গুরুত্বপূর্ন একটি কাজ। ইউজারনেম যেন সহজ, স্পষ্ট ও প্রাসঙ্গিক হয় সেই বিষয় লক্ষ্য রাখতে হবে। জটিল, কঠিন বা অপ্রাসঙ্গিক নাম এড়িয়ে চলতে হবে। যেমন আপনার বিজনেস ইমেইল হতে হবে info@yourbusiness.com এই রকম সহজ, স্পষ্ট ও প্রাসঙ্গিক। এখানে yourbusiness এর জায়গায় আপনার ব্যবসা বা ব্রান্ডের নাম দিতে হবে।

এরপর একই প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন বিভাগের জন্য আলাদা ইমেইল ইউজারনেম ব্যবহার করলে যোগাযোগ আরও পরিষ্কার হয়। অর্থাৎ মার্কেটিং করার জন্য আলাদা ইমেইল ও সেল বা পণ্য বিক্রয় করার জন্য আলাদা ইমেইল। এইভাবে সকল ইমেইল আলাদা আলাদা ভাবে খুললে যোগাযোগ আরোও সহজ ও ঝামেলা মুক্ত হয়। এরপর যে বিষয়টি লক্ষ্য রাখতে হবে সেটি হচ্ছে ইমেইলের ইউজার নামের সাথে সংখ্যা বা বিশেষ ক্যারেক্টার না দেওয়া। এর ফলে ইমেইলের প্রফেশনাল মান বজায় থাকে না। এরপর আরেকটি গুরুত্বপূর্ন বিষয় হচ্ছে ইমেইলের ইউজার নাম ব্র্যান্ড বা ব্যবসার নামের সাথে মিল রেখে রাখলে সব চেয়ে ভালো হয়। 

বিজনেস ইমেইল দিয়ে ইউটিউব চ্যানেল খোলার অনেক সুবিধা রয়েছে। অনেক গুলো সুবিধার মধ্যে অন্যতম হচ্ছে বিজনেস ইমেইল দিয়ে ইউটিউব চ্যানেল খোলার পর সেই চ্যানেলকে একজনের থেকে অন্য জনের কাছে ওনারশিপ খুব সহজে পারাপার করা যায়। এছাড়াও বিজনেস ইমেইল দিয়ে ইউটিউব চ্যানেল খোলার পর সেই চ্যানেল সেটআপ থেকে শুরু করে যাবতীয় সকল কাজ খুব সহজে করা যায়। আবার এই চ্যানেলের ভিডিও গুলোও খুব দ্রুত ভাইরাল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে যদি এক্ষেত্রে এসইও ও টেকনিকাল কিছু কাজ ভালোভাবে করতে হয়। এখন আমরা বিজনেস ইমেইল দিয়ে ইউটিউব চ্যানেল খোলার নিয়ম গুলো ধাপে ধাপে জানবো।

• প্রথমে একটি ফ্রেস বিজনেস ইমেইল তৈরি করে নিতে হবে।
• এরপর এই ইমেইল দিয়ে গুগল একাউন্টে লগইন করতে হবে।
• এরপর ইউটিউবে সাইন আপ করে নিতে হবে।
• সাইন আপ করার পর  ইউটিউবের প্রোফাইল আইকনে ক্লিক করতে হবে।
• এরপর Create a channel অপশনে প্রবেশ করতে হবে।
• এরপর এই অপশনে চ্যানেলের একটি নাম দিতে হবে।
• এরপর একটি প্রোফাইল ছবি আপলোড করতে হবে অথবা স্কিপ করতে পারেন।
• সব শেষে Create অপশন ক্লিক করতে হবে।

বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করে প্রোফেশনাল ব্র্যান্ডিং করা অনেক সহজ কাজ হলেও অনেকে এই বিষয়টি ভালোভাবে পালন করতে পারেন না। ঠিক এই কারণে বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করে গ্রাহককে মেইল পাঠানোর পরেও এটি সরাসরি ইনবক্সে না গিয়ে স্প্যাম ফোল্ডারে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করে প্রোফেশনাল ব্র্যান্ডিং করার জন্য কাস্টম ডোমেইন ব্যবহার করতে হবে। অর্থাৎ আপনার ব্র্যান্ড অথবা ব্যবসার নামের সাথে মিল রেখে একটি ছোট ইউজার নাম দিয়ে আপনাকে বিজনেস ইমেইল একাউন্ট তৈরি করতে হবে। এর ফলে আপনার ব্যবসা বা ব্র্যান্ড যত ছোট হোক না কেন আপনার এর মাধ্যমে প্রফেশনাল দিক ঠিক থাকবে। 

আবার আরেকটি দিক লক্ষ্য রাখতে হবে সেতি হচ্ছে বিভাগ অনুযায়ী আলাদা আলাদা ইমেইল ব্যবহার করতে হবে। অর্থাৎ আপনার ব্যবসার যে আসল ইমেইল রয়েছে তার অনেক গুলো শাখা ইমেইল তৈরি করতে হবে। পণ্য বিক্রয় করার জন্য একটি ইমেইল, মার্কেটিং করার জন্য একটি ইমেইল, বিল পে করার জন্য একটি ইমেইল এইভাবে শাখা করে ইমেইল ব্যবহার করলে ঝামেলা মুক্ত ভাবে কাজ সম্পূর্ন করা যায় আবার প্রফেশনাল মানও বজায় রাখা যায়। ব্র্যান্ডিং করার জন্য আরেকটি দিক লক্ষ্য রাখতে হবে সেটি হচ্ছে প্রতিটি ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করতে হবে। সিগনেচার হিসেবে আপনি আপনার ব্যবসার বা ব্রান্ডের লগো, ওয়েবসাইট লিংক, ফোন নাম্বার ইত্যাদি যুক্ত করতে পারেন। এইভাবে কাজ করলে মূলত খুব সহজে যেকোন ব্যবসার ব্র্যান্ডিং করা সম্ভব। 

বিজনেস ইমেইল নিয়ে বর্তমান সময়ে অনেক ভুল ধারণা লক্ষ্য করা যায়। বিশেষ করে এই ভুল ধারণা গুলো ছোট ব্যবসায়ী অথবা উদ্যোক্তাদের মধ্যে বেশি দেখা যায়। এই ভুল ধারণা গুলোর মধ্যে উন্নতম হচ্ছে বিজনেস ইমেইল তৈরি করা খুব কঠিন ও ব্যয়বহুল। এই ধারনাটি সম্পূর্ন ভুল। কারণ আপনি যদি  ডোমেইন ও হোস্টিং এর মাধ্যমে বিজনেস ইমেইল খুলতে চান তাহলে প্রতিবছর আপনার খরচ পড়বে সর্বোচ্চ ২০ থেকে ২৫ ডলার। যা বাংলাদেশি টাকায় মাত্র ২০০০ থেকে ২৫০০ টাকা। আর আপনি যদি Webmail বা Google Workspace দিয়ে বিজনেস ইমেইল তৈরি করেন তাহলে আপনার প্রতিমাসে খরচ হবে মাত্র একশত টাকা বা এরও কম।

আবার অনেকের মাঝে আরোও একটি ভুল ধারণা আছে সেটি হচ্ছে বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করতে হলে ব্যবসা বা ব্র্যান্ডকে হয়ত অনেক বড় হতে হবে। এই ধারণাটিও সম্পূর্ন ভুল। কারণ একটি ছোট ব্যবসা বা ব্র্যান্ডকে বড় করার জন্য বিজনেস ইমেইল অনেক গুরুত্বপূর্ন ভূমিকা পালন করে থাকে। এতির পেছনে অন্যতম কারণ হচ্ছে বর্তমান সময়ে প্রায় সকল কিছুই অনলাইন ভিত্তিক হয়ে যাওয়ার কারণে ব্যবসাকে প্রমোট করার জন্য বিজনেস ইমেইল অনেক সাহায্য করে থাকে। আপনি যদি সাধারণ যে ইমেইল রয়েছে সেগুলো দিয়ে গ্রাহককে মেইল পাঠান তাহলে সেই মেইল স্প্যাম ফোল্ডারে চলে যাওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি থাকে। এক্ষেত্রেও বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করা অনেক সুবিধা জনক। 

বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম সম্পর্কে আমরা উপরে বিস্তারিত আলোচনা করেছি। আমরা উপরে একটি বিজনেস ইমেইল খোলার জন্য তিনটি উপায় নিয়ে আলোচনা করেছি। তার মধ্যে সব চেয়ে সহজ ও টাকা খরচ করা ছাড়া যে উপায় সেটি হচ্ছে গুগল ওয়ার্কস্পেসের মাধ্যমে বিজনেস ইমেইল খোলা। আমরা উপরে শুধু বিজনেস ইমেইল খোলার নিয়ম সম্পর্কে বলিনি বরং বিজনেস ইমেইল খোলায় সুবিধা থেকে শুরু করে পারসোনাল ইমেইল ও বিজনেস ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কেও বিস্তারিত আলোচনা করেছি। আবার বিজনেস ইমেইল ব্যবহার করে প্রোফেশনাল ব্র্যান্ডিং করার উপায় সম্পর্কেও সংক্ষিপ্ত আলোচনা করা হয়েছে। সব মিলিয়ে উপরের তথ্য গুলো ভালোভাবে পড়লে বিজনেস ইমেইল খোলা থেকে শুরু করে আরোও অনেক কিছু জানতে পারবেন।  250311