Ordinary IT https://www.ordinaryit.com/2019/09/gmail-tips.html

জিমেইল টিপস | Gmail এর ১০টি সেরা টিপস


জিমেইল, গুগলের একটি ফ্রী মেইলিং সার্ভিস। যেহেতু নিত্যদিনের অনেক কাজেই আমরা এই জিমেইল ব্যবহার করছি সেহেতু এর বিভিন্ন খুটিনাটি কৌশল জেনে রাখা ভালো। আর যদি এই অতি গুরুত্বপূর্ণ মেইলিং সিস্টেমের বিশেষ বিশেষ কৌশল জেনে রাখি যা জীবনকে আগের চেয়ে আরো সহজ করে তুলবে তাহলে কেমন হয় বলুন? হ্যাঁ, আজ আমি আপনাদের এমনই ১০টি ট্রিক্স বা কৌশল শিখাব জিমেইলের যা আপনার জানা থাকলে আপনি  যে কোন সাধারণ মানুষের চেয়ে কিংবা আপনার সহকর্মীর চেয়ে এগিয়ে থাকবেন। তাহলে শুরু করা যাক।

১. জিমেইল ইন্টারফেস

এই অপশনের মাধ্যমে আপনি খুব সহজেই আপনার সকল মেইল একই সময়ে দেখতেও পারবেন এবং পড়তেও পারবেন একই স্ক্রিনে। এটা সক্রিয় করতে আপনাকে প্রথমে জিমেইলের সেটিংস অপশনে যেতে হবে। তারপর উপরে থাকা labs ট্যাবে ক্লিক করে ভিতরে যান।


এখন স্ক্রল করে খুঁজে দেখুন প্রিভিউ পেন অপশন। প্রিভিউ পেন অপশনটি এনাবল করে দিন। এইবার সেভ চেঞ্জ করে বের হয়ে আসুন। এখন জিমেইল ইনবক্সের উপরের ডান পাশ থেকে vertical প্রিভিউ চালু করে দেখে নিন।

২. জিমেইল কালারফুল স্টার মার্ক

আমাদের মেইল ইনবক্সে প্রচুর মেইল আসতেই পারে। এতে অনেক সময় দেখা যায় অনেক গুরুত্বপূর্ণ মেইল গুলো নিচের দিকে চলে যায় কিছু অপ্রয়োজনীয় কিংবা কম প্রয়োজনীয় মেইলের কারণে। এই সমস্যা সমাধানে আপনি হয়তো সেগুলোকে স্টার মার্ক করে রাখেন। কিন্তু সব মেইল যে সমান গুরুত্বপূর্ণ তা নয়। কিছু মেইল খুব গুরুত্বপূর্ণ , কিছু মোটামুটি গুরুত্বপূর্ণ আবার কিছু কম গুরুত্বপূর্ণ। এগুলোকে আমরা চাইলেই বিভিন্ন কালার দ্বারা চিহ্নিত স্টার দিয়ে রাখতে পারি।


এই জন্য প্রথমে জিমেইল সেটিংসে যান। জেনারেল ট্যাবস থেকে স্টার অপশন বের করে যে সকল কালার আপনি ব্যাবহার করতে চান সে সকল স্টার গুলো ড্রাগ করে ইন ইউজে বসান তারপর সেভ চেঞ্জ করে বের হয়ে আসুন। এইবার ক্লিক করে কালার চেঞ্জ করে দেখুন।।

৩. জিমেইল আনডু অপশন

আমরা প্রায় নিত্যদিনে প্রচুর ইমেইল করে থাকি। এই ব্যস্ত সময় গুলোতে প্রায় প্রায় ভুলবশত কারনে একজনের মেইল আরেকজনকে কিংবা ভুল করে কিছু অন্যকে দিয়ে ফেলি। এতে অনেক সমস্যা হয় মাঝে মাঝে অতি দুশ্চিন্তার কারণও হয়ে দাঁড়ায় যদি গোপনীয় কিছু ভুলে চলে যায়। এই সমস্যা সমাধানে জিমেইলে রয়েছে আনডু অপশন। এইজন্য প্রথমে আপনাকে যেতে হবে সেটিংসে। এরপর জেনারেল ট্যাব থেকে আনডু অপশনটি এনাবল করে সময় নির্ধারণ করেদিন যে কত টুকু সময়ের মধ্যে আপনি মেইল আনডু করে দিতে পারবেন। তারপর সেভ চেঞ্জ করে বের হয়ে আসুন। এখন একটি পরীক্ষামূলক মেইল করে তা নির্ধারিত সময়ের মধ্যে আনডু করে দেখুন।

৪. জিমেইল আর্কাইভ

আমাদের ইমেইল এড্রেস দিয়ে আমরা অনেক সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যম যেমন ফেসবুক, টুইটার ইত্যাদি খুলে থাকি। তাই প্রতিদিন এগুলো থেকে প্রচুর অপ্রয়োজনীয় মেইল আসে যা মেইল ইনবক্সে ঝামেলার কারণ হয়ে থাকে। আপনি চাইলে এই সমস্যা থেকে খুব সহজেই পরিত্রাণ পেতে পারেন। এই জন্য আপনাকে মেইল বক্সের উপরের সার্চ অপশনের arrow অপশনটিতে ক্লিক করে ভেতরে যেতে হবে। এখন অপশনটির To অংশে আপনার মেইল এড্রেস+ যে মেইল থেকে মেইল চাচ্ছেন না@gmail.com লিখে নিচের create filter with this search এ ক্লিক করে সিলেক্ট করুণ আপনি কি করতে চান।

৫. মেইল সিকিউরিটি (পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন)

আমরা অনেক সময় অনেক গোপনীয় মেইল বা সেনসিটিভ মেইল আদান প্রদান করে থাকি যা অপ্রত্যাশিত ব্যক্তির হাতে গেলে বিপত্তি ঘটতে পারে। অনেক সময় এমনও হতে পারে আপনার অনুপস্থিতিতে যে কেউ আপনার ডিভাইসে ঢুকে আপনার গোপনীয় মেইল পড়তে পারে। এই সমস্যা সমাধানে রয়েছে জিমেইল সিকিউরিটি। আপনি আপনার মেইলকে লক করে রাখতে পারেন।
এইজন্য প্রথমে আপনাকে chrome ব্রাউজার থেকে সিকিউর মেইল অপশনটি এড করে নিতে হবে। এখন আপনার জিমেইলটিকে রিফ্রেশ করে দেখতে পারবেন যে কম্পোজ অংশে লক চিহ্ন দেখাচ্ছে। আপনি যখন মেইল সেন্ড করবেন তখন পাসওয়ার্ড দিয়ে পাঠাতে পারবেন এবং আপনি যাকে পাঠাবেন তাকে আগে থেকে পাসওয়ার্ড জানিয়ে রাখতে পারেন।

৬. সার্চ অপশন

আপনি জিমেইলের সার্চ অপশন ব্যাবহার করে খুব সহজেই যেকোনো মেইল, ব্যক্তি, পিডিএফ, ফাই, ছবি ,রিড/আনরিড ফাইল, সাইজ, বড় ছোট মেইল ইত্যাদি সব খুজে নিয়ে কাজ করতে পারেন যখন তখন। এমনকি আপনার মেইলে থাকা স্ক্রি শট থাকা ইমেজ এটাও বের করতে পারবেন।

৭. লেবেল নোটিফিকেশন এনাবল/ডিজেবল

এই অংশটি ট্যাব/ মোবাইলের জন্য। আমাদের মোবাইল / ট্যাবে প্রতিদিনের মেইলের প্রচুর নোটিফিকেশন লেবেল আসে স্ক্রিনে। কিছু কিছু সময় এটা খুব বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়ায়। এই সমস্যা সমাধান করতে আপনি আপনার মোবাইলের / ট্যাবের জিমেইল এপসে গিয়ে সেটিংসে যান। ম্যানেজ লেবেলে গিয়ে নোটিফিকেশন লেবেল অপশনটি এনাবল/ডিজেবল করতে পারেন। আইফোন/ আইপ্যাডের জন্য সেটিংসে গিয়ে লেবেল নান করে দিলেই হবে।

৮. অটো টাইমিং মেইল ডিলেট

আমরা অনেকেই এমন অনেক মেইল করে থাকি যা খুবই সেনসিটিভ ও প্রাইভেট। এগুলো মেইল বক্সে রাখাটাও বিপত্তির। জিমেইল আপনাকে এর একটি সমাধান দিয়েছে। প্রথমে আপনাকে chrome এর ওয়েব স্টোরে যেতে হবে সেখান থেকে সেলফ ডিস্ট্রেক্টেড snapmail  অ্যাড করতে হবে। এখন আপনি মেইল পাঠালে স্নেপ মেইল অপশন থেকে পাঠাবেন। প্রাপক মেইল পেলে তা ওপেন করার ৬০ সেকেন্ডের মধ্যে অটোমেটিক ডিলেট হয়ে যাবে। আপনি চাইলে সময় কম বেশি করে দিতে পারবেন।

৯. মেইল ট্র্যাকিং  

আপনি যে ইমেলটি পাঠালেন সেটি কাঙ্খিত ব্যক্তি কতক্ষণ পর ওপেন করে দেখেছে কিংবা আপনার পাঠানো মেইল কেউ আসলেই ওপেন করে দেখেছে কি না সেটিও এখন জানতে পারবেন। এর জন্য আপনাকে chrome webstore এ গিয়ে mailtrack এড করতে হবে। এছাড়াও মেইল ট্র্যাকিং করার জন্য bananatag, boomerang এই দুইটাও বেশ জনপ্রিয়।

১০. মেইল ডেলিগেশন

অনেক ক্ষেত্রেই আমাদের এমন কিছু জিমেইল এড্রেস থাকে একাধিক ব্যক্তির ব্যাবহার করার জন্য। যেমন অফিসিয়েল একটা মেইল এড্রেস যা দ্বারা সকল অফিসিয়াল মেইলের আদান প্রদান করা হয়ে থাকে। এখন প্রত্যেকের যদি আলাদা আলাদা অফিসিয়াল জিমেইল থাকে তাতে অফিসের বস কিংবা প্রধানের নিয়ন্ত্রনের সমস্যা হয় যে কি বিষয়ে মেইল আদান প্রদান হচ্ছে তা জানে না। এই ক্ষেত্রে আপনি একটি কাজ করতে পারেন। আপনার অফিসিয়াল কাজ করার জন্য একটি অফিসিয়াল জিমেইল খুলতে পারেন এবং সেই অফিসিয়াল জিমেইলটিকে ডেলিগেশন করে দিতে পারেন। এতে ডেলিগেটের সাথে আপনার অফিসিয়াল জিমেইলের পাসওয়ার্ড শেয়ার না করেই কাজ চালাতে পারেন। চিহ্নিত ডেলিগেট অফিসিয়াল জিমেইলটির মেইল রিপ্লাই দেয়া, মেইল করা, ডিলেট করা ইত্যাদি করতে পারবে শুধু জিমেইলের নাম, পাসওয়ার্ড, চ্যাট , একাউন্ট সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবেনা। ফলে অফিসিয়াল জিমেইল বেশ নিরাপত্তার সাথেই অফিস সহকারিদের সাথে শেয়ার করে কাজ করা সম্ভব। এই ফিচারটি ব্যাবহার করতে আপনাকে প্রথমে জিমেইলের সেটিংসে যেতে হবে। তারপর accounts and import ট্যাবে গিয়ে grant access to your account এ গিয়ে  another account যোগ করেদিন। এরপর যোগকৃত জিমেইলটি এই অনুরোধ accept করলেই ঘন্টা খানেক পর থেকে ফিচারটি কাজ করবে।

এই ছিলো ১০টি বিশেষ ট্রিক্স জিমেইলের যেগুলো জেনে রাখলে অবশ্যই আপনি অন্যদের চেয়ে এগিয়ে থাকবেন। ট্রিক্স গুলো কেমন লাগলো বা কোন কিছু জানার থাকলে কিংবা সমস্যা হলে অবশ্যই কমেন্টে জানাবেন। আমরা যথাসাধ্য আপনাকে সহায়তা করবো। এই ট্রিক্স গুলো আশা করি সবার নিত্যদিনের মেইলিং লাইফে সহায়তা করবে তাই শেয়ার করতে ভুলবেন না কিন্তু।

অন্যদের সাথে শেয়ার করুন

0 Comments

দয়া করে নীতিমালা মেনে মন্তব্য করুন ??

সর্বশেষ আপডেটেড অফার পেতে চান?

অর্ডিনারি আইটি কী?